Om du driver ett företag, leder en grupp eller är med i ett arbetslag så vet du att det alltid är viktigt att jobba på att förbättra produktiviteten. Genomsnittstiden för en arbetsdag ligger på 7-8 timmar, det är dock skillnad på att vara på jobbet och att faktiskt jobba. I många fall matchar inte den schemalagda arbetstiden det verkliga arbetet p.g.a. att de anställda tappar sitt dagliga fokus.
Att man tappar fokus under en lång arbetsdag är egentligen inget konstigt, men sanningen är den att oavsett vad som än händer så måste jobbet bli gjort, även under de där extra intensiva dagarna. Hur skall man då gå tillväga för att öka produktiviteten och energin på arbetsplatsen? Det mest självklara och enkla sättet är att öka engagemanget hos sina anställda.
Enligt en nyligen utförd studie visade det sig att högt engagemang hos anställda ökade sannolikheten med 38% att de överpresterade på jobbet. Förutom detta så visade studien även att en tioprocentig ökning av budgeten för engagemangshöjande aktiviteter hos anställda indirekt ökade vinsten med ca 22 000 SEK per anställd och år. Man behöver dock inte alltid investera pengar för att göra arbetet roligare. Här kommer några riktigt bra tips på hur personalen blir mer engagerad som i sin tur leder till bättre resultat.
1. Skapa rätt miljö
Att skapa rätt miljö på arbetsplatsen är väldigt viktigt för att få dina anställda bekväma. De flesta spenderar trots allt nästan lika mycket tid på jobbet som hemma. Enkla saker som att placera trevlig inredning och dekor runt arbetsytan kan göra det hela mycket mer hemtrevligt. Att ha bra och naturligt ljus är också något som kan öka produktiviteten avsevärt.
En Engelsk studie visar att naturligt ljus skapar gladare medarbetare, mindre frånvaro och färre sjukskrivningar. Bättre ljus skapar alltså i längden en synergieffekt som resulterar i nöjdare och mer produktiva medarbetare. Det finns en del andra verktyg som man kan använda sig utav för att optimera miljön för sina anställda:
- Mer än en skärm: Fler skärmar möjliggör enkel navigering mellan olika arbetsuppgifter.
- Whiteboard: Att skaffa en whiteboard kan vara ett väldigt bra sätt att visa medarbetarna viktiga uppgifter och påminnelser. Man kan använda en whiteboard till dagliga uppgifter, kommande event, brainstorming m.m. Det går även att förklara saker och ting på ett mer visuellt sätt med en whiteboard.
- Öppna kontorslandskap: Att alltid ha öppna dörrar och en mer avslappnad arbetsmiljö kan förbättra kommunikationen hos medarbetarna.
2. Undvik uttorkning
Ett väldigt enkelt och kostnadseffektiv sätt att öka produktiviteten är att dricka mer vatten. Om du driver en egen firma eller är avdelningschef kan det vara en väldigt god idé att investera i en vattenautomat. Detta kan öka produktiviteten på jobbet med upp till 14% Förutom detta så kan en optimal vätskebalans i kroppen minska trötthet, öka energin, dämpa stress, eliminera huvudvärk och stärka immunförsvaret.
3. Gör det till en lek
Har du någonsin tänkt på att barn ofta kan göra vilken situation som helst lekfull? Detta beror på att de är väldigt bra på att tänka utanför ramarna när största delen av deras dagar innefattar lekar och spel. Att göra liknande saker med sina anställda d.v.s hitta på roliga och lekfulla aktiviteter kan göra underverk för kreativiteten på jobbet. Här kommer några förslag på roliga aktiviteter som kan utföras under dagen:
- Teambuilding: Sådana här aktiviteter kan man göra dagligen,veckovis eller månadsvis. Roliga aktiviteter som inte är förknippat med arbetet och som bryter av vardagen en stund kan verkligen höja moralen på arbetsplatsen. Det kan t ex handla om att man tränar/promenerar ihop på lunchen, spelar ett sällskapsspel, går på after work etc.
- Lyssna på musik: Forskning visar att människor ofta har en förmåga att vandra iväg i sina tankar, detta kan i vissa fall leda till negativa tankegångar. Vad som är intressant är att musik faktiskt kan motverka detta genom att hålla oss kvar i nuet. En svensk avhandling i psykologi visar att musik även väcker positiva känslor och minskar stresshormonet kortisol. För några år sedan kunde det vara ganska omständligt att erbjuda musik till sina anställda. I dagens samhälle finns det dock flera olika streamingtjänster tillgängliga för företag.
- Håll stående möten: Att framföra möten stående istället för sittande håller medarbetarna mer engagerade och alerta. Vid traditionella möten där man sitter ner tenderar folk att tappa koncentrationen efter en stund. Det finns exempel som visar på att stående möten blir mycket mer tidseffektiva och även mer produktiva. Det är just korta och effektiva möten man vill åt, detta frigör mer tid till övriga uppgifter som skall utföras under dagen.
- Bli mer personlig: Att ge sina anställda möjligheten att berätta lite mer om sig själva bygger goda relationer inom företaget. Detta skapar en mycket bättre dynamik och förståelse inom gruppen. Ett tips som kan lätta upp stämningen lite är att vi starten av ett möte be varje deltagare i rummet berätta något positivt eller spännande som har hänt nyligen i deras privatliv. Man kan även avsluta ett möte på ett liknande sätt genom att be varje individ berätta en sak de ser fram emot efter dagens arbetspass.
4. Uppmuntra till rast
Studier visar att anställda som tar regelbundna raster från mentalt tuffa uppgifter kan förbättra produktiviteten och kreativiteten. Det har även visat sig att de som skippar dessa små men ack så viktiga avbrott blev mer stressade och tömda på energi. Många glömmer att ta sina schemalagda raster p.g.a hög arbetsbelastning eller att de helt enkelt glömmer av det eftersom de är så fokuserade på sina uppgifter. Några saker man som företagare kan göra för att främja mer raster på arbetsplatsen är att
- Jobba i 90-minuters intervaller: Det är väl dokumenterat att kroppen jobbar som bäst i 90-minuters intervaller. Att jobba på i en bra takt under 90 minuter för att sedan ta en “fem-minutare” kan vara väldigt fördelaktigt både för din kropp och ditt sinne.
- Två-minuters regeln:I många fall skjuter man upp arbete som man vet egentligen borde vara gjort igår. Ett bra sätt som motverkar detta är att jobba enligt två-minuters regeln. Den går ut på följande: Om en uppgift som du skall utföra tar mer än två minuter, påbörja den och fortsätt jobba på den i två minuter. När man väl har börjat med sina uppgifter är sannolikheten mycket större att de även avslutas.
- Ta lite luft: Att ta sig bort från de dagliga rutinerna bara för en kort stund kan ge andra infallsvinklar och perspektiv på jobbet. Att bara sitta ner vid skrivbordet och slösurfa ger inte speciellt mycket aktiv vila/rast eftersom man fortfarande har allt arbete framför sig. Istället är det mycket mer effektivt att gå en runda på kontoret, ta en nypa luft eller promenera en sväng till lunchrummet. werkplek te verlaten en de omstandigheden even te vertalen, ontstaat er meer ruimte en rust in het hoofd waardoor er meer ruimte over is voor creativiteit en productiviteit.
5. Skapa en bra sammanhållning
Att erbjuda sina anställda en bra arbetsmiljö kan vara väldigt fördelaktigt, men vad som troligen är ännu viktigare är att stämningen på jobbet är positiv och att alla jobbar åt samma håll d.v.s framåt. För att skapa en positiv arbetskultur kan du
- Vara flexibel : Var villig att kompromissa och var inte rädd för att testa nya idèer. Försök även att vara förstående att även de anställda har ett privatliv som ibland påverkar arbetssituationen.
- Uppmuntra kommunikation: Uppmuntra personalen till att kommunicera sinsemellan. Missförstånd beror nästan alltid på bristande kommunikation. En annan fördel med att anställda pratar mer med varandra är att mindre konflikter uppstår och starkare band knyts mellan avdelningarna.
- Skyll inte på någon :Det är aldrig en bra idè att peka ut en enskild individ när något har gått fel. Försök istället att hitta en lösning så fort som möjligt och lös det som ett lag tillsammans.
- Föregå med gott exempel: Visa dina anställda att du gör exakt samma saker som du förväntar dig att de ska göra. Det är stor skillnad på att vara en ledare och en chef och du måste själv visa vart ribban skall ligga.
Att stora företag lägger enorma summor på bekvämligheter för sina anställda är inget konstigt. Det ökar det generella engagemanget och uppskattats säkert även högt, dock läggs det tyvärr i många fall alltför lite tid på att skapa en bra sammanhållning på jobbet, lojala och glada medarbetare är ett av de mest kraftfulla verktyget en arbetsgivare har!